Meetings effizient gestalten oder Geld verbrennen | #954

Lesen statt Hören

Meetings effizient gestalten oder Geld verbrennen

Moin aus Hamburg! Hier ist der Thomas!

Es gibt immer noch viel zu viele Unternehmen, die REICHlich viel Geld verbrennen. Das tun sie an verschiedensten Stellen und eine will ich Dir heute mal näher bringen und klar – meckern kann ja jeder – liefere ich auch eine Lösung, dort effizient Geld zu verdienen.

Das Meeting Dilemma

Ein Kunde von mir, jung dynamisch gutaussehend, hat das schon vor diesem Podcast in die Tat umgesetzt fett, mehr dazu gleich…

Du hast es im Titel vom Podcast schon gelesen, es geht um Meetings.

Du kennst das Meeting Dilemma?

“Keiner hat einen echten Plan für das Meeting oder die Besprechung.”

• Die Teilnehmer haben keine Vorbereitung, okay warum auch?
• Die Führungskräfte, die das Meeting geplant haben, gaben vorab auch keine Aufgabe.
• Die Ausrede ist immer: „Das hat zeitlich einfach nicht gepasst“.

Meeting effizient gestalten ist keine Raketenwissenschaft.

Niemand braucht dazu:

• einen Dr. Titel,
• 10 Jahre Berufserfahrung
• und auch keine 2 Fremdsprachen fließend.

Es braucht:

• Klarheit,
• eine wache Birne
• und ein Ziel.

Bevor ich die Lösung verrate, lege ich erstmal den Finger in die Wunde und wir rechnen mal mit dem kleinen Einmaleins.

Das kleine 1×1 teurer Meetings

• Zu viele Teilnehmer, die gar nicht nötig sind.
• Muffige Luft im Meetingraum und schlechtes Licht.
• Lauwarmer Kaffee und labberige Kekse.
• Keiner hat wirklich Bock drauf.
• Meier, Müller oder Schulz kommen, wie immer, zu spät.

“Da kommt schon keine Freude auf.”

In meinem Beispiel sitzen 10 Mitarbeiter in dem Meeting. Die Anzahl kann natürlich in Deinem Unternehmen – wo Du entweder Eigentümer oder Angestellte(r) bist – variieren.

• Das Meeting findet einmal in der Woche statt.
• 2 Stunden sind dafür fest eingeplant.
• Das durchschnittliche Gehalt der 10 Mitarbeiter beträgt pro Mitarbeiter 4.000 € brutto.
• Das Unternehmen zahlt darauf noch gesetzliche Sozialabgaben wir setzen hier mal 20% an.
• Das bedeutet für das Unternehmen, eine Summe von 4.800 € pro Müller, Meier, Schulz.

…ich lass mal eventuelles Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Beiträge die das Unternehmen an die Berufsgenossenschaft zahlt, mögliche freiwillige Leistungen für Altersvorsorge, Vermögensbildung usw. weg.

Damit es nicht ganz so weh tut, wenn Du jetzt Unternehmer mit Mitarbeitern bist oder Du willst Deinem Chef oder der Chefin diesen Podcast demnächst mal vorspielen, aus dem Grund das Dir die teuren langweiligen Meetings auf den Sack gehen.

Also weiter mit dem kleinen Einmaleins der teuren Meetings.

• 1 Mitarbeiter liegt bei 4.800 €, die das Unternehmen erstmal erwirtschaften darf, um Gehalt zahlen zu können.
• Der Mitarbeiter hat eine Arbeitszeit von 38 Stunden in der Woche, dass macht dann 152 Stunden im Monat.
• Daraus folgt: 4.800 € : 152 Stunden = 31,58 € Stunde, ich runde ab auf 30 € damit Du leichter folgen kannst.

Jetzt geht’s zum Meeting

• 10 Mitarbeiter hocken jetzt bei muffiger Luft, schlechtem Licht und lauwarmen Kaffee 2 Stunden aufeinander.
• Dann sind wir bei 30 € x 10 Mitarbeiter x 2 Stunden = 600 € für das ineffiziente Meeting ohne wirkliches Ergebnis.

“Arbeitszeit wird hier abgesessen, statt genutzt.”

Jetzt klingen 600 € für 2 Stunden nicht so relevant, doch hol Luft ich bin noch nicht fertig.

“600 € jede Woche, macht 2.400 € im Monat, macht pro Jahr 28.800 € für ein sinnloses Meeting.”

Bleib dran, es geht noch weiter.

Du kennst die Realität da draußen? Ist nur eine rhetorische Frage.

Was passiert VOR und NACH dem Meeting, bei den Teilnehmern?

Da ist die Stimmung besser, die Beteiligung fast schon grandios, doch es geht niemals um das was im Meeting getan werden sollte, sondern darum dass Müller, Meier und Schulz sich gegenseitig aufheizen, da sie keinerlei Lust haben an solchen Meetings teilzunehmen.

“Die Mitarbeiter nehmen nur aus dem Grund teil, weil es verlangt wird und natürlich auch bezahlt.”

Durch diese Diskussionen – meistens hinter vorgehaltener Hand – verliert das Unternehmen wieder Geld, denn die Energie der Mitarbeiter ist beim meckern hoch, doch nicht effizient für das Unternehmen.

Wir können hier – ich habe das dutzende Male erlebt in Unternehmen – locker pro Meeting 2 Stunden drauf rechnen, die flöten gehen.

Somit sind wir bei:

• 2 Stunden Meeting pro Woche und 2 Stunden Diskussionen mit 10 Mitarbeitern.
• Du kannst das kleine Einmaleins richtig?
• Dann kennst Du jetzt die Zahl: 28.800 € x 2 = 57.600 € pro Jahr,

einfach durch das offene Fenster – das endlich mal wegen dem Muff geöffnet wurde – rausgeworfen.

“57.600 € pro Jahr für ein wöchentliches Meeting verbrannt”

Wenn allerdings im Unternehmen mal eine vernünftige Kaffeemaschine gekauft werden soll, heißt es: „Dafür haben wir kein Budget“.

Das ist täglich in Unternehmen die Realität.

So geht ein effizientes Meeting

“Was braucht es jetzt zur Lösung?”

Ganz einfach: Einen aufgeweckten Mitarbeiter, der an seiner persönlichen Bestform arbeitet und dann ganz schnell merkt:

„In meinen Unternehmen läuft was falsch“.

Ist grad passiert, habe ich am Anfang schon verraten. Der Kerl ist noch keine 30, hat im Dezember 2020 erst im Unternehmen begonnen, sein Erster Job nach dem Studium und schnell gemerkt, dass die Meetings einfach nur Eigentore sind.

Also hat er seinen Chef gefragt:
„Chef kann ich da mal was machen, dass wir effiziente Meetings mit Spaß, Freude und neuen Ideen bekommen? Ich will das gerne mal moderieren.“

Sagte der Chef:
„Probiere es aus, schlimmer kann´s ja kaum werden“.

Also hat er mich angerufen und wir sprachen darüber, was im 1. Schritt zu tun ist.

• Die Erlaubnis vom Chef war erteilt.
• Er hat seine Kollegen gefragt wie zufrieden sie mit den bisherigen Meetings waren, auf einer Skala von 1 bis 10.
• Halt Dich fest, im Schnitt war es eine 3.
• Dann stellte er 3 einfache, dafür sehr effiziente Fragen an jeden Einzelnen.

Wichtig war hier, dass jeder Mitarbeiter die Antworten erstmal für sich selbst aufschreibt. Denn wenn Du die Frage stellst und die Antwort wird ausgesprochen, plappern 80% das nach was schon ausgesprochen wurde.

Also Klappe halten, aufschreiben, dann kommt die echte Wahrheit raus.

Die Überschrift, der Kontext ist folgender:
„Wenn es um unsere zukünftigen Meetings geht“:

1. Was ist Dir dafür WICHTIG?
2. Was ist Dir NOCH wichtig dafür?
3. Was ist für Dich das ALLERwichtigste dafür?

Der junge Hirsch war also erstmal der Moderator für dieses Meeting.

Wenn Du ein Meeting effizienter durchführen willst, finde einen Moderator der die anderen führt.

Jetzt hat er die Antworten der hoch bezahlten Kollegen und daraus ergeben sich für die Zukunft

• klare selbst bestimmte Themen,
• die das Meeting zu einem wichtigen Termin machen,
• mit relevanten Themen.
• Diese bringen wiederum das Unternehmen weiter in Bestform.

Hab ich Dich gerade lachen hören?
Du denkst so einfach kann das mit den 3 Fragen nicht sein?

Doch, ist es.

• Wenn Du jetzt noch für frische Luft sorgst,
• gutes Licht,
• heißen Kaffee
• und sogar das Meeting mal im stehen durchführst

dann hast Du das, was es wirklich sein soll.

“Meetings effizient gestalten ist keine Raketenwissenschaft”

Und es sitzen auch keine Raketenwissenschaftler in Deinem Meeting. Es braucht einfach nur die Anwendung von Basics, Basics, Basics, also einfache Dinge.

Ja klar, sie sitzen dann dort für 28.800 € im Jahr, die Mitarbeiter beieinander.

• Doch sie schaffen dann Ergebnisse,
• Sie können Meetings langfristig verkürzen,
• Sie heulen vor und nach dem Meeting nicht mehr rum,
• sondern spornen sich gegenseitig an,
• mit klaren Ideen aus dem Unternehmen, für das Unternehmen.

“So kreieren Mitarbeiter neuen Umsatz für das Unternehmen anstatt Kosten zu verursachen.”

Wenn jetzt noch die PLD´s der Mitarbeiter bekannt wären, dann kann sich jeder für die 1. Bundesliga weiter entwickeln.

Noch Fragen? thomas@die-reich-methode.com

Das war ist und bleibt Thomas Reich, der jetzt ein REICHlich effizientes Meeting hat.